Vállalkozóként valószínűleg te is érzed néha úgy, hogy a nap 24 órája egyszerűen kevés. Számlák, beszállítók, ügyfelek, adminisztráció, közösségi média, könyvelés – és közben valahol szeretnél tényleg azzal foglalkozni, amiért elindítottad az üzleted. A digitalizáció sokszor távoli, „nagyvállalati” témának tűnik, pedig a mindennapi terheidből is rengeteget levehet, ha okosan, fokozatosan építed be a működésedbe.
Nem kell mindent egyik napról a másikra felforgatni. Elég, ha apró, jól átgondolt lépésekkel indulsz el, és mindig azt a területet digitalizálod, ahol a legtöbb időd és energiád vész el.
Hol szökik el a legtöbb időd?
Mielőtt bármilyen rendszert vagy eszközt választanál, érdemes őszintén ránézned a napi rutinodra. Hol érzed azt, hogy ismétlődő, monoton feladatokat végzel? Hol fordul elő gyakran hiba? Hol kell ugyanazt az adatot több helyen is rögzítened?
Ilyen tipikus „időrablók” lehetnek:
-
kézi készletellenőrzés és megrendelés összeállítása
-
adminisztráció a nap végén, papírok, blokkok rendezgetése
-
számlák egyenkénti kiállítása és továbbítása a könyvelő felé
-
forgalmi adatok összeírása, amikor döntést kell hoznod
Ha ezeket a pontokat azonosítod, máris látod, hol lenne a legnagyobb hatása akár egy kisebb digitális fejlesztésnek is.
A pénztár, mint a vállalkozás pulzusa
Ha üzletet, kávézót vagy bármilyen fizikai szolgáltatóhelyet üzemeltetsz, a kassza gyakorlatilag a működésed központja. A modern pénztárgépek ma már jóval többet tudnak annál, mint hogy nyugtát adjanak: forgalmi adatokat rögzítenek, jelzik, mikor vannak csúcsidőszakok, és megmutatják, mely termékek vagy szolgáltatások mozognak a legjobban.
Ez az információ aranyat ér, ha tudatosan használod. Például:
-
láthatod, mely napokon érdemes erősebb személyzetet beosztani
-
mikor felesleges túl sok embert bent tartani
-
mely termékeknél kell nagyobb készletet tartani
-
mire érdemes akciót vagy kiemelt ajánlatot építeni
Már önmagában az is nagy előrelépés, ha nem csak érzetekre, hanem adatokra támaszkodva hozol döntéseket.
Készlet, számlázás, adminisztráció – apró lépések, nagy könnyebbség
A következő lépcső az, amikor a kasszát összekapcsolod más területekkel. Nem kell azonnal „mindentudó” rendszert bevezetni, elég, ha egy-egy kapcsolatot felépítesz. Például:
-
a készletcsökkenés automatikusan rögzül az értékesítések alapján
-
a kiállított számlák digitálisan, egy rendszerben elérhetők
-
a napi zárás adatai egy kattintással továbbíthatók a könyvelésnek
Ezek mind olyan apró kényelmi funkciók, amelyek a gyakorlatban órákat spórolnak neked havonta. Kevesebb kézi rögzítés, kevesebb elgépelés, kevesebb stressz a határidők körül.
Nem kell mindent egyedül kitalálnod
Teljesen természetes, ha nem érzed magad otthon a technikai részletekben. Nem is kell. A feladatod inkább az, hogy tudd, mire van szükséged, és kérj segítséget olyanoktól, akik nap mint nap ilyen rendszerekkel foglalkoznak.
Ha például új kasszát, hatékonyabb megoldásokat keresel, jó kiindulópont lehet, ha körülnézel olyan oldalakon, mint a www.penztargepem.hu, ahol kifejezetten vállalkozásoknak szánt, korszerű eszközöket és megoldásokat találsz. Itt nemcsak technikai adatokat, hanem gyakorlati szempontokat is kapsz: melyik típus milyen üzlethez illik, mire figyelj vásárláskor, hogyan készülj a bevezetésre.
A lényeg, hogy ne „dobozos technikát” vegyél, hanem olyan megoldást, ami valóban illeszkedik a vállalkozásod méretéhez, profiljához és növekedési terveihez.
A digitalizáció lelki oldala – miért könnyebb tőle vállalkozónak lenni?
A digitalizáció nemcsak a folyamatokat, hanem a vállalkozói közérzetet is átalakítja. Amikor kevesebb idő megy el tűzoltásra, kevesebb a papírmunkából adódó hiba, és átláthatóbban látod a számaidat, egészen más lelki tér nyílik meg.
-
Nem kell annyit aggódnod azon, „el van-e rakva minden blokk”.
-
Nem kell éjszaka utólag összeraknod, mi történt a héten.
-
Nem ér meglepetésként, ha egy hónap gyengébb vagy erősebb a vártnál.
A digitális rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy kiszámíthatóbbá teszik a működést. Nem oldanak meg mindent, de levesznek a válladról egy csomó olyan terhet, ami nem kreatív, nem emberi – csak szükséges.
Kicsiben kezdeni, nagyban gondolkodni
A legfontosabb, amit érdemes magaddal vinned: a digitalizáció nem mindent vagy semmit kérdés. Nem attól leszel „modern vállalkozó”, hogy egyszerre bevezetsz tíz rendszert, hanem attól, hogy bátran megléped az első, hozzád illő lépést – majd utána még egyet, és még egyet.
Lehet, hogy nálad ez egy új kasszarendszer. Másnál egy online foglalási felület. Megint másnál a számlázás digitalizálása. A közös bennük, hogy mindegyik visszaad egy kicsit az idődből, az energiádból és a nyugalmadból.
A digitalizáció így nem egy távoli, félelmetes fogalom lesz, hanem természetes eszköztár: valami, ami ott van, ha szükséged van rá, és csendben segít a háttérben, hogy te azzal foglalkozhass, amiben igazán jó vagy. És talán pont ettől lesz hosszú távon könnyebb, emberibb és élvezhetőbb vállalkozónak lenni.
Fotó: freepik